Digitale transformatie Efteling: één waarheid en één werkwijze
De Efteling is in 1952 opgericht en uitgegroeid tot de grootste dag-attractie van Nederland en één van de grootste attractieparken in Europa. Daar komt veel organisatie bij kijken. Die organisatie transformeert en dat geldt ook voor de bijhorende informatievoorziening.
De Efteling en OpenSesame ICT trekken samen op om een stuk van deze transformatie te realiseren. Als eerste op het gebied van de technische bedrijfsinformatie.
,,We willen werken vanuit één en dezelfde realiteit”, zegt Frieke Hazendonk. Zij is sinds 2014 Hoofd Recordmanagement en Bedrijfshistorie van de Efteling en haar ogen twinkelen als ze toelicht hoe het archief en ICT de organisatie ondersteunen. ,,We willen efficiënt werken en nog beter in control zijn op informatie.” Zowel de technische als de historische informatie is cruciaal voor de Efteling, daar was Hazendonk snel achter.
,,Neem De Rode Schoentjes. Zij dansen al decennia, dag in dag uit."
,,En al die prachtige, in stijl gethematiseerde achtbanen. Dat is onze identiteit, daar willen we dichtbij blijven. Dan moet je alle informatie over de attractie, zowel het ontstaan als de techniek, gedurende een enorme levensduur bewaren.”
Voor het digitaal kunnen beheren, voor het dagelijks gebruiken en voor het aanvullen van die informatie is goed gereedschap nodig.
,,Daarom laten we de gereedschapskist met informatie-tooling van de medewerkers met de tijd mee groeien.”
Die gereedschapskist werd na een uitgebreid selectietraject OpenIMS, het nieuwe centrale documentmanagementsysteem. Hazendonk en collega’s riepen een gebruikersteam in het leven vanuit de IT, de archivering en de werkvloer. ,,Cruciaal, want digitale transformatie kan alleen slagen als je grenzen van teams en afdelingen overbrugt en samen het nieuwe systeem ontwerpt.”
,,Medewerkers willen er uit zichzelf in testen en mee werken”, lacht Hazendonk met weer die twinkeling. ,,In de trainingsfase, met verse proefgebruikers uit zeven verschillende teams ging het soepel. De knoppenlogica werkte en de praktijkcases leverden herkenning en meteen ook nieuwe inzichten op. Eind april zijn we volgens planning en budget live gegaan. Daarmee zijn we een heel stuk dichter bij ons doel: Eén waarheid én één werkwijze voor technische bedrijfsinformatie.”
Over De Efteling
Opgericht op 31 mei 1952 is de Efteling in 65 jaar uitgegroeid tot een gigantische Wereld vol Wonderen. Met name Anton Pieck zorgde voor de sprookjesachtige sfeer die de Efteling kenmerkt en tot op de dag van vandaag wordt gekoesterd en bewaakt. De Wereld van de Efteling beperkt zich niet tot het attractiepark, het golfpark en de overnachtingsmogelijkheden maar komt ook tot uiting in evenementen voor de zakelijke markt. Bovendien produceert de Efteling eigen musicals en radio- en televisieprogramma's zoals Sprookjesboom en Jokie. De Efteling is al jarenlang het best bezochte attractiepark van Nederland en behoort tot de grootste parken van Europa. Liefhebbers van attractieparken beloonden de Efteling de afgelopen jaren met een flink aantal Diamond Themepark awards en de Efteling mag zich het leukste uitje van Nederland 2017 noemen (ANWB). Vakantiepark Efteling Bosrijk heeft een 'Zoover Award Gold 2016' gewonnen en het Efteling Hotel ontving een 'Zoover Awards Orange 2016'. Daar werken 2700 medewerkers elke dag hard aan.
Over OpenSesame ICT
OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van Open Standaarden. De standaard software oplossingen die zij daarvoor inzetten zijn OpenIMS en SugarCRM. OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) info@osict.com.
