Advanced Document Generator (ADG)

OpenIMS Advanced Document Generator (OpenIMS ADG) biedt organisaties een standaard platform voor het in de juiste huisstijl genereren van complexe en gepersonaliseerde documenten. Dat gebeurt op basis van verschillende databronnen (ERP, CRM , databases, lowcode systemen als Mendix, XML, JSON, etc.) en documentbouwstenen. Hierdoor kunt u op een uniforme en consistente manier communiceren met uw klanten en relaties. Het eindresultaat kan vervolgens via verschillende kanalen worden verspreid, zoals e-mail, printers, of vanuit uw CRM-, DMS-systeem, etc.

Voor uw (geautoriseerde) medewerkers is de document generator eenvoudig automatisch te starten.

De belangrijkste voordelen van OpenIMS ADG:

• Het is volledig webbased;
• Centraal beheer van huisstijl met herbruikbare modellen en bouwstenen;
• Decentraal beheer van standaard teksten in de tekstverwerker;
• Bestaande documenten kunnen worden gebruikt als basis voor modellen en/of standaard teksten;
• Bewaking met rechten, workflow en een controleproces (wie mag wat, wie heeft wat gedaan);
• Gegevens gebruiken uit meerdere en uiteenlopende bronnen (ERP, Database, CRM, etc.);
• Stijging van de productiviteit door het automatiseren van documentgeneratie;
• Voorkomen van fouten door handmatige overname gegevens;
• Gestroomlijnde processen om bedrijfsspecifieke contracten, brieven, offertes en verkoopmateriaal te produceren;
• Zeer hoge generatiesnelheid dus ook geschikt voor grote volumes;
• Een eenvoudige gebruiksvriendelijke wijze om velden uit verschillende databronnen in documenten te zetten;
• Verhoging kwaliteit.

Een schematisch overzicht:

Templates
In OpenIMS ADG kunt u eenvoudig vooraf gedefineerde voorbeelden (templates), modellen, bouwstenen en herhalende bouwstenen beheren. Alle elementen zijn hierbij documenten die met de tekstverwerker kunnen worden aangepast.

Er zijn verschillende templates mogelijk, zoals:

• Een model waarin centraal de huisstijl, lettertypes, logo's en andere vaste elemementen kunnen worden opgeslagen;
• Standaard teksten waarbij verschillende afdelingen en projectgroepen decentraal hun eigen teksten kunnen beheren;
• Bouwstenen die in meerdere documenten gebruikt kunnen worden zoals bijvoorbeeld adresblokken of ondertekening van documenten;
• Intelligente bouwstenen die op basis van bedrijfsregels automatisch de juiste inhoud bevatten;
• Templates voor regelmatig terugkerende bouwstenen zoals bijvoorbeeld voor factuurregels of andere lijsten. Hierbij kunnen ook totalen e.d. in het document geplaatst worden.
• Koppelingen naar andere documenten voor bijvoorbeeld op maat gegenereerde bijlagen of algemene voorwaarden.

Intelligente bouwstenen / bedrijfsregels
Intelligente bouwstenen kunnen op basis van bedrijfsregels standaard de juiste inhoud bevatten. Dit biedt veel mogelijkheden voor het op maat maken van doocumenten. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Logo's afhankelijk van bedrijfsonderdelen.
• Ondertekening afhankelijk van afdeling, grensbedragen etc.
• Conditionele teksten afhankelijk van omstandigheden en/of gemaakte keuze's (bijvoorbeeld een offerte op maat).
• Berekeningen (totalen, BTW, kortingen, etc.).

Ook complexe documenten met intelligente bouwstenen worden door OpenIMS ADG met hoge snelheid en betrouwbaarheid gegenereerd.