Digitale handtekening
U kunt in OpenIMS documenten maken, bewerken en vervolgens van een digitale handtekening laten voorzien. Zowel intern als extern. 'Hiertoe is een koppeling met Signhost (bekend van Ondertekenen.nl) voorzien. OpenIMS converteert het document naar PDF en start de goedkeuringcyclus waarbij een of meerdere personen een document kunnen/moeten ondertekenen.
Versnellen en efficienter werken
Als je processen digitaliseert en automatiseert werk je efficiënter en bespaar je veel tijd. Maar het heeft natuurlijk niet zoveel zin als je voor iedere 'natte' handtekening alsnog moet afdrukken, tekenen en scannen. Dan loopt het gestroomlijnde proces alsnog vast.
Met een elektronische (of digitale) handtekening kun je in feite hetzelfde als een 'natte' handtekening. Het papieren proces is dan digitaal gemaakt.
Voordelen:
- Volledig geïntegeerd met het DMS.
- Snel en efficient.
- Volledig inzicht in het ondertekenproces via de documenthistorie.
- Minder administratieve handelingen.
- Duurzaam, u gebruikt minder papier en toner.
Bekijk een voorbeeld filmpje HR contract beheer.
Verificatie
Wij ondersteunen diverse methoden om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. U bepaalt zelf welke voor u van belang zijn in het kader van de bewijslast van de digitale handtekening. Verificatie kan onder meer via e-mail, IP, SMS, iDeal, iDIN, Paspoort selfie check en de authenticatiemiddelen van derden zoals PKI, DigiD of eHerkenning.
Op basis van de eIDAS richtlijn blijft de indeling voor de digitale handtekening intact en kan een elektronische handtekening volgens de Wet Elektronische Handtekening (Burgerlijk Wetboek, artikel 15a) grofweg drie verschillende vormen aannemen:
- De gewone digitale handtekening.
- De geavanceerde digitale handtekening.
- De gekwalificeerde digitale handtekening.
1. De gewone elektronische handtekening.
Dit is de eenvoudigste variant. Het gaat hier om iedere vorm van ‘ondertekening’ die de plaatser identificeert en iets zegt over de integriteit van het bericht. Een gewone elektronische handtekening is bijvoorbeeld een scan van een gewone handtekening die in het document wordt geplaatst, of een ‘krabbel’ gemaakt met de muis.
2. De geavanceerde elektronische handtekening.
Bij de geavanceerde handtekening ligt de nadruk op de betrouwbaarheid van het proces. De volgende onderdelen spelen een rol bij het bepalen van de mate van betrouwbaarheid, bewijskracht:
- Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
- Zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
- Zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; en
- Zij is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden (Associatie), dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
3. De gekwalificeerde elektronische handtekening.
Evenals bij de geavanceerde handtekening is ook bij de gekwalificeerde handtekening de betrouwbaarheid van het proces het uitgangspunt. Het verschil is dat bij een gekwalificeerde elektronische handtekening een gekwalificeerd certificaat wordt gebruikt voor het identificeren van de ondertekenaar. Daarnaast wordt het gekwalificeerde certificaat uitgegeven op een betrouwbaar middel, waarmee de ondertekenaar de associatie van zijn identiteit en het document met een persoonlijke sleutel kan doen in plaats van een algemene sleutel. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners. De Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit (OPTA) controleert de certificatiedienstverleners.
Samen met de opdrachtgever wordt bekeken welk type handtekening gewenst is. Dit zou ook per documenttype anders kunnen zijn.
Digitaal ondertekenen en identificeren
Marktleider voor digitaal ondertekenen en identificeren sinds 2008
Internationaal inzetbaar met nationale identiteitsmiddelen
Europese aanbieder, 2000+ klanten en miljoenen gebruikers wereldwijd
Conform internationale wet en regelgeving, eIDAS, SOCII en ISO 27001
