Archivering

Wetgeving

Afhankelijk van het type organisatie zijn er verschillende redenen om informatie te archiveren. Waar overheidsinstellingen zich committen aan de archiefwet en afgeleide regels, willen bedrijven vaak hun interne informatiebeheer op orde hebben en voldoen aan wet en regelgeving zoals de privacywet maar hebben andere inrichtingswensen. Hierbij gaat het er ook vaak om informatie uit afgeronde (historie) projecten te kunnen ontsluiten voor analyse of hergebruik.

Voor iedere doelgroep kan de juiste archivering worden geconfigureerd. U kunt op dossiertype archiefregels vastleggen maar dit kan ook op een niveau lager, dus de combinatie dossiertype en documenttype.

Achivering binnen het DMS

Bij het sluiten van een dossier of afhandelen van een document worden de archiveringsregels uitgevoerd. Na het afsluiten van een dossier wordt het readonly in het OpenIMS archief geplaatst. U kunt vervolgens bepalen of alleen de recordsmanager toegang heeft of ook andere medewerkers. 

Achief doorzoeken vanuit het DMS

U kunt vanuit het DMS ook het archief doorzoeken.

Medewerkers met de juiste autorisatie kunnen in het DMS dossiers werken maar ook gearchiveerde dossiers raadplegen (readonly). 

Voorzieningen eenvoudig te definieren

Er zijn een aantal standaard voorzieningen beschikbaar voor de archivering van dossiers en documenten:

• Vastleggen van archiverings / retentie regels.
• Bewaken van vernietigingstermijnen op basis van vernietigingslijsten.
• Opstellen van vernietigingslijsten per functionaris of bedrijfsonderdeel, beoordeling via goedkeuringsworkflow.
• Vernietiging / overdracht en de registratie ervan.