Sociaal Intranet

De OpenIMS Digitale Werkplek is een standaard oplossing. Naast zeer uitgebreide proces-, case-, dossier- en document management voorzieningen (inclusief archivering) biedt het platform een volwaardig Social Intranet in dezelfde gebruikersinterface. Hiermee is een duidelijk onderscheid gerealiseerd met Intranet-leveranciers. 

Social

Het sociale intranet bevat alle gangbare voorzieningen die je van een social intranet mag verwachten zoals de mogelijkheden om gebruikers (@) en woorden (#) te taggen, te reageren op berichten, liken én de mogelijkheid om in berichten afbeeldingen, links en video in te voegen. 

Communiceren (thematische ingang, informatiepleinen)

U kunt content beheren en publiceren met een goedkeuringswerkstroom waardoor er alleen maar gecontroleerde en goedgekeurde informatie beschikbaar is. Het is heel eenvoudig om meerdere thematische ingangen te maken zoals Personeel, ICT en andere bedrijfsafdelingen, met per ingang toegang voor specifieke groepen. Hierdoor kunt u ook informatie beschikbaar stellen aan verschillende organisatieonderdelen die elkaars content niet direct in hoeven te zien. 

Nieuws en evenementen

Voor de afdeling corperate communicatie zijn er voorzieningen beschikbaar om gestructureerd nieuws en evenementen aan te maken die op de homepage van het intranet worden gepubliceerd. Uiteraard is hier een goedkeuringsproces aan te koppelen. Tevens kunnen nieuwsberichten uit thema's, uiteraard na goedkeuring, worden 'doorgeschoven' en gepubliceerd op de homepage van het intranet.

De nieuwsberichten zijn voorzien van een publicatie- en verloopdatum met de mogelijkheid om ze langer op de homepage vast te zetten. Het is ook mogelijk een crisisbericht te publiceren dat bovenaan alle pagina's van het intranet wordt gepresenteerd.

Samenwerken & Kennisdelen (groepen Open/Gesloten)

Een beheerder kan zogenaamde beheerde groepen aanmaken. De gekozen gebruikers en gebruikersgroepen zorgen ervoor dat deze leden verplicht lid zijn en dus automatisch deze groep volgen en notifiatities ontvangen. Hierdoor zijn ze altijd op de hoogte van de activiteiten binnen deze groep, zoals bijvoorbeeld een procedure- of instructiegroep.

Ontdek groepen

Daarnaast kunnen medewerkers zelfstandig groepen aanmaken. Deze kunnen open of gesloten zijn. De zogenaamde Open groepen kan iedereen doorzoeken via het "Ontdek groepen" overzicht. De gesloten groepen zijn alleen zichtbaar voor de leden van de groep. 

Iedere groep beschikt over een tijdslijn die u kunt volgen of ontvolgen. U kunt in een groep pagina's aanmaken en plaatsen, er is een documentenbibliotheek aanwezig als ook een geïntegreerde voorziening voor foto-albums. 

Uiteraard kunt u alle groepsleden bekijken en kan de groepseigenaar de indeling van de startpagina aanpassen en zelf portlets definiëren. U kunt hierbij denken aan RSS feeds, recent gewijzigde documenten, lijst met handige hyperlinks of bijvoorbeeld afbeeldingen met data. 

Tevens kunnen nieuwsberichten en activiteiten worden aangemaakt. Deze worden in een overzicht gepresenteerd. De activiteiten worden ook in de centrale kalender opgenomen. 

Profielen van medewerkers

Een belangrijk onderdeel is het profiel van een medewerker. Deze is te doorzoeken via de zoekmachine. De profielfoto wordt in reacties in de tijdslijn zichtbaar. Daarnaast kunt u in een profiel ook andere gegevens vastleggen, zoals projectervaring of een kennismatrix. Een werktijdenmatrix kan worden opgenomen of een variant die gekoppeld is met uw eigen toepassingen op dit gebied.

Zoeken

Alle informatie van de digitale werkplek, of het nu gaat om content uit groepen, nieuwsberichten of documenten uit dossiers, kan worden gezocht, inclusief profielen van medewerkers. De zoekmachine houdt rekening met uw specifieke toegansrechten (autorisatie). Het is ook mogelijk te werken met autocompleet-functionaliteit en/of een synoniemenlijst.

Meten is weten

Naast de standaard statistieken en voorzieningen om paginabezoeken te analyseren is het ook mogelijk een aantal extra rapporten te gebruiken. U kunt hierbij denken aan een overzicht van alle gecreëerde content, waardoor u kunt analyseren wanneer deze voor het laatst is onderhouden en door wie. Inlogactiviteiten van alle gebruikers zijn inzichtelijk te maken om te bekijken of alle doelgroepen hun weg kunnen vinden in de Digitale werkplek. U kunt ook alle informatie van gebruikersprofielen exporteren om deze te analyseren en eventueel medewerkers te vragen hun profiel bij te werken.