Woonmaatschappij ofwel woningcorporatie

Het OpenIMS DMS platform onderscheidt zich door zijn flexibiliteit en gemak in gebruik, waardoor uw medewerkers efficiënter kunnen werken. Dit is niet zomaar een belofte—diverse woonmaatschappijen maken al meerdere jaren naar volle tevredenheid gebruik van onze digitale werkplek oplossing. Zij hebben ervaren hoe onze software niet alleen de samenwerking en communicatie binnen hun organisatie heeft verbeterd, maar tevens een positieve impact heeft gehad op de dienstverlening richting hun klanten.

Het OpenIMS platform kan heden ten dage de wensen en behoeftes van woningcorporatie en woonmaatschappijen (zoals dat in België wordt genoemd) goed bedienen met een zeer gebruikersvriendelijke digitale werkplek oplossing. Deze oplossing is al meerdere jaren in gebruik bij diverse woonmaatschappijen in Belgie en Nederland. U kunt hierbij denken aan Baston Wonen, Woonhaven Antwerpen, Woonpunt Mechelen en recent zijn daar een drie corporaties uit de regio Rotterdam bij gekomen.

Dossiervorming
Er kunnen meerdere dossiercategorien ontstaan voor bijvoorbeeld:

• Huurders
• Vastgoed
• Projecten
• Leveranciers
• Organisatie en beleid
• Inkoop management
• Raad van bestuur 
• Procesmanagement van meldingen en klachten

Branche specifieke voorzieningen
Er zijn ook branche specifieke DMS voorzieningen binnen het platform in te zetten zoals:

• Geavanceerde mailmerge met adresgegevens uit een huurderscategorie.
• Postkamer voorzieningen om ingekomen post te verdelen over dossiers.
• Digitale handtekening op basis van Validsign of Evidos. 
• Werken met documentsjablonen. 
• Inbox (e-mail) op huurdersdossier niveau; alle in- en uitgaande correspondentie wordt hierin opgeslagen vanuit een centrale mailbox.
• Volledige webbased en ook te raadplegen in het veld, men kan ook direct foto's aanleveren, registraties uitvoeren en formulieren invullen.
• Documenten uit wisselen met derden.

Branche specifieke ERP systemen
De afgelopen 20 jaar is OpenIMS met legio ERP systemen gekoppeld zoals Navision, SAP, Baan, Infor maar ook branche specifiek systemen zoals Ordiges, Itris of Wocas. Zo is er bijvoorbeeld een SOAP interface beschikbaar die alle functies conform de DISKIS SOAP interface kan uitleveren, hierdoor hoeven bestaande systemen niet te worden aangepast.

Archivering(by Design) en vernietiging
U kunt met het OpenIMS platform documenten en dossiers archiveren conform wettelijke termijnen en natuurlijk ook vernietigen als de tijd daar is. Hiermee wordt voldaan  aan de richtlijnen van de AVG en is er controle over de volledige informatie huishouding.

Case (workflow) management
Naast dossiervorming is het ook mogelijk om procesgedreven dossiers te creëren waarbij het proces als leidraad van het dossier wordt genomen. Het proces wordt boven het dossier gevisualiseerd en er is een interactieve procesbeschrijving per processtadium beschikbaar. Medewerkers worden door een proces begeleidt waarbij het systeem de stappen en activiteiten aandraagt en de medewerker helpt. U kunt hierbij denken aan het inkoopproces of intake van een woning. 

Microsoft Teams en SharePoint integratie
Naast de standaard document- en e-mailstromen tussen de organisatie en haar huurders werken bijvoorbeeld beleidsmedewerkers of project medewerkers in Microsoft Teams en Sharepoint. Het OpenIMS platform kan als centraal archief worden ingezet. Dit betekent dat bijvoorbeeld een afzonderlijk document direct vanuit Sharepoint middels een OpenIMS Add-on gearchiveerd kan worden in OpenIMS. Het is  mogelijk om na het afronden en opschonen van een Microsoft Teams of Sharepoint omgeving de volledige documentset te archiveren in een OpenIMS dossier. Hierdoor wordt informatie op een stabiel en schaalbaar platform geborgd wat niet onderhevig is aan continue veranderen van de leverancier.

Informatie uitwisseling
Via de universele XML interface laag kunnen middels database views of een REST/JSON interface gegevens zoals huurders, verhuringen, vastgoed, leveranciers worden doorgegeven aan het OpenIMS platform. OpenIMS genereert  op basis van deze gegevens dossiers voor verschillende informatie objecten. 

Documentstore
Andere documentgenerende bronnen zoals het ERP systeem of werkbonnen voor medewerkers kunnen direct op basis van zogenaamde importsjablonen in het juiste dossier worden gearchiveerd. Het is makkelijk om nieuwe importprofielen te definieren om ook andere bronnen op te nemen. 

De klant ontzorgen en helpen
Dit betekent de klant met raad en daad bij staan. We proberen onze opdrachtgevers te ontzorgen en kunnen ook het OpenIMS platform in een SaaS model afnemen.