Case - Het Poortje Jeugdinrichtingen

Verlof aanvragen als je behandeld wordt in Het Poortje Jeugdinrichtingen is geen sinecure. Niet voor de jongere die naar buiten wil, uiteraard. Maar zeker ook niet voor zijn pedagogisch medewerker, netwerkcoach en afdelingsmanager, die toestemming moeten verlenen. ,,Dat was een ware handtekeningenjacht", vertelt Johannes Bakker.
De applicatiebeheerder hielp de processen opnieuw te stroomlijnen met behulp van OpenIMS. Bakker: ,,Een heidens karwei, maar nu is verlof met een paar muisklikken aangevraagd." Ook het interventiesysteem - welke maatregel hoort te volgen op een incident - is nu een eenvoudige invuloefening. De kans op fouten en klachten is enorm afgenomen.

Terug naar de basis

Met de automatisering van het interventiesysteem en van verlofaanvragen, heeft Het Poortje Jeugdinrichtingen een belangrijke stap richting toekomst gezet. Een stap die langs verschillende valkuilen en obstakels liep. ,,Want", weet ook afdelingsmanager Martin de Vos inmiddels als geen ander: ,,Om die specifieke processen te automatiseren, moet je eerst terug naar de basis. Je kunt niet alles wat er in twintig jaar in is gestopt, er 1-op-1 uit halen. Je moet de processen opnieuw bekijken en opnieuw vertalen naar de techniek. Daar heeft Johannes zich drie maanden lang op gestort. Enerzijds had hij vaak direct contact met de mensen die de beslissingen moeten nemen. Anderzijds schoof hij aan naast de programmeur om precies uit te leggen hoe het werkt."

Zonder OpenIMS

De pedagogisch medewerker vroeg verlof aan voor een jongere bij de netwerkcoach. Keurde die de aanvraag goed, dan moest de aanvraag naar de jeugdadministratie. Daar werd dan een verlofpas opgesteld en geprint. Vaak opende de medewerker dan in Word een kopietje van een eerdere pas. Dan hoefde hij niet alles opnieuw in te vullen. Werd alleen even de datum veranderd, niet de reden. Begrijpelijk, want een verlofpas gold voor één dag; per dag moest er dus een pas worden aangemaakt. Ging een jongere bijvoorbeeld een week op stage, dan waren zeven verlofpassen nodig. Eenmaal geprint, zocht de medewerker de verschillende (beslissingsbevoegde) functionarissen op van wie een handtekening vereist was. Die werden te pas en te onpas geconfronteerd met het verzoek om een handtekening. En de medewerker kwam vaak niet verder dan de pas op het toetsenbord leggen omdat de afdelingsmanager niet achter zijn bureau zat. Voordat de pas dan compleet is...

Met OpenIMS

De pedagogisch medewerker dient een verlofaanvraag in voor een jongere op het intranetgedeelte van OpenIMS. Automatisch gaat er een bericht naar de netwerkcoach. Die leest dat als hij achter zijn computer zit en bij goedkeuring krijgt de afdelingsmanager een bericht. Geeft ook hij akkoord, dan staat bij jeugdadministratie automatisch een verlofpas in het systeem, inclusief een digitale handtekening van de afdelingsmanager. Printen en een krabbel met pen van jeugdadministratie en het proces is afgerond. Zit iedereen op zijn plek, dan is dat een kwestie van minuten. En de status van een verlofaanvraag is voor iedereen op elk moment duidelijk.

De volledige CASE lezen, of meer over Het Poortje weten? gebruik de links hiernaast.