OpenIMS zorgt voor controle

In alle discussies over wie nu eigenlijk specifieke documenten van je organisatie wel of niet zou mogen inzien gaat het per saldo over controle. Controle op de gebruikers die bij de documenten kunnen; controle op wie op welk moment wat wijzigt aan het document; controle op wanneer documenten eigenlijk niet meer relevant zijn geworden of juist wel. En dan ook nog met terugwerkende kracht, zodat je heel eenvoudig verantwoording kunt afleggen aan iedere toezichthoudende instantie.

Handmatig is geen optie

Dat lukt niet handmatig. Het is te veel informatie, te veel werk en te grote kans op fouten door mensen. Wat wél helpt is een goede informatiebeheersoftware: OpenIMS is zo’n platform waar elke organisatie moeiteloos mee kan werken. Het is namelijk een opensourceproduct van een Nederlandse ontwikkelaar die bovendien al ruim twintig jaar actief is in deze markt.

Wie heeft de controle?

Digitale soevereiniteit klinkt misschien als een beleidswoord uit Den Haag of Brussel, maar in de praktijk gaat het om iets heel concreets: wie heeft de controle over jouw documenten en gegevens? Waar staan ze? Wie kan erbij? En wat gebeurt ermee? Juist bij het archiveren en bewerken van documenten speelt dit een grote rol, want het idee van een sluitend archief is dat je ook achteraf alles over je handelingen en beslissingen kunt uitleggen en verantwoorden. Hier levert OpenIMS een onmisbare bijdrage. Want, zoals we al stelden, handmatig is echt geen optie.

Grip op je eigen documenten

Organisaties werken dagelijks met contracten, beleidsstukken, personeels- en projectdossiers, marktonderzoeken, rapportages etc. Die documenten zijn niet alleen cruciaal voor de eigen organisatie of andere betrokkenen, maar bevatten vaak gevoelige of vertrouwelijke informatie. Met OpenIMS archiveer je deze documenten in een gecontroleerde omgeving die je zelf beheert: bijvoorbeeld in je eigen datacenter of binnen een Europese cloudomgeving. Dat betekent: geen onverwachte afhankelijkheid van buitenlandse platforms en aanbieders, maar zelf bepalen waar je data staat en onder welke regels het beheer ervan valt.

Veilig samenwerken en bewerken

Documenten worden zelden door één persoon gemaakt. Ze worden gedeeld, aangepast, beoordeeld en opnieuw opgeslagen. OpenIMS ondersteunt dit proces op een veilige en gecontroleerde manier. Adequaat versiebeheer zorgt ervoor dat altijd duidelijk is wie wat op welk moment heeft aangepast, zodat je tijdig kunt bijsturen. Rechtenstructuren bepalen precies wie mag lezen, bewerken of archiveren. Zo blijft gevoelige informatie beschermd, terwijl samenwerking gewoon soepel verloopt. Iedereen die er bij moet kunnen, kan erbij. Ook vanaf andere locaties dan het kantoor. Dat heet plaats- en tijdonafhankelijk werken met de goede, meest actuele en correcte informatie.

Duurzaam en compliant archiveren

Digitale onafhankelijkheid (soevereiniteit) betekent ook dat je voldoet aan geldende wet- en regelgeving (compliancy), zoals de privacywetgeving, zowel op Europees als Nederlands niveau (resp. GDPR en AVG), en dat je documenten duurzaam bewaart. OpenIMS helpt bij het correct archiveren van documenten, inclusief bijbehorende bewaartermijnen, sluitende metadata en eenvoudige terugvindbaarheid. Dat maakt niet alleen controles door toezichthouders efficiënter, maar zorgt er ook voor dat informatie op lange termijn toegankelijk en betrouwbaar blijft.

Minder afhankelijk, meer controle

OpenIMS is een opensourceplatform. Doordat OpenIMS werkt met open standaarden en geen gesloten ecosysteem is, voorkom je dat je volledig afhankelijk wordt van één leverancier, de bekende vendor lock-in. Je zit niet vast aan één partij voor opslag, bewerking of toegang. Dat geeft flexibiliteit én onderhandelingskracht. Je IT-omgeving groeit mee met je organisatie, zonder dat je grip verliest op je eigen informatie.

Kort gezegd: met OpenIMS houd je controle over je documenten — van bewerken tot archiveren. En juist die controle is de kern van digitale soevereiniteit.

Baas over je eigen data. Dat is toch wat jij ook zoekt?

Kijk verder bij onze producten om te zien of wij iets voor je kunnen betekenen.

Neem voor een oriënterend gesprek gerust contact op. Wie weet kunnen wij ook uw organisatie op weg helpen naar meer autonomie en controle op het gebied van informatiebeheer.