OpenIMS DMS voor 530 medewerkers Plegt-Vos
De 530 medewerkers van Plegt-Vos, verspreid over het hoofdkantoor in Oldenzaal en vestigingen in Assen, Bemmel, Hengelo, Langeveen, Lelystad en Utrecht gaan met het DMS van OpenIMS werken. Ernst-Jan Companje is heel enthousiast over de eerste ervaringen: ,,ICT moet je mensen faciliteren en ondersteunen in de primaire processen en dat is precies wat OpenIMS doet.”
Na een uitgebreide pakketselectie deed OpenSesame ICT een proof of concept. Daarin bleek de meerwaarde van OpenIMS voor de professionaliteit en klantgerichtheid die Plegt-Vos hoog in het vaandel draagt. Alle projecten en alle personeelsdossiers zijn inmiddels gedigitaliseerd om in het DMS te worden beheerd.
Companje: ,,We zien nu al het effect dat we veel minder dubbele opslag hebben. Het is niet meer zo dat én een werkvoorbereider én een calculator én ook de projectleider informatie in hun eigen mapjes opslaan. Dezelfde informatie over een project staat, in de juiste versie, op één plek die toegankelijk is voor alle drie.”
Digitale projectdossiers
OpenIMS DMS genereert project en calculatiedossiers en haalt de benodigde projectgegevens inclusief autorisatie uit het ERP systeem MetaCOM. Alle primaire proces documenten die MetaCOM genereert, worden door OpenIMS ingelezen en in het juiste dossier opgeborgen. Medewerkers kunnen in de projecten waarvoor ze geautoriseerd zijn, documenten creëren en daaraan middels de OpenIMS Outlook plug-in ook e-mailberichten en bijlagen toevoegen. Daardoor ontstaat een dossier dat alle documenten van een project bevat.
,,Ook de zoekfunctie in OpenIMS DMS is een grote verbetering”, vult Companje aan. ,,Hoewel we net bezig zijn met de uitrol, is de toegevoegde waarde duidelijk. Vooral de gebruiksvriendelijkheid komt het werk ten goede en wordt hoog gewaardeerd.”
Integratie MetaCOM
OpenIMS is aan MetaCOM (Van Meijel) gekoppeld op basis van Metaschema. Hierdoor kunnen alle gegevens van het ERP systeem MetaCOM via webservices worden aangesproken. Op dit moment worden zo contractgegevens en gegevens voor calculatie en uitvoeringsprojecten opgehaald. Als een medewerker in MetaCOM een project creëert, is er binnen enkele minuten ook een projectdossier beschikbaar in OpenIMS DMS.
Uitwisseling documenten
Binnen ieder project is er ook een extranet-voorziening beschikbaar om documenten met externe projectleden of een opdrachtgever uit te kunnen wisselen. Dit is het alternatief voor Dropbox of Wetransfer dat op dit moment vaak wordt gebruikt voor de uitwisseling van documenten.
Barcode verwerking
HRM documenten en contracten met onderaannemers worden voorzien van een barcode waardoor ze automatisch in het juiste dossier worden geplaatst. Informatie wordt zo altijd gearchiveerd en de verwerkingstijd van bijvoorbeeld keuzeformulieren en getekende contracten gaat drastisch omlaag.
Digitalisering personeelsdossiers
Alle personeelsdossiers van bouwbedrijf Plegt-Vos zijn gedigitaliseerd en worden beheerd in OpenIMS DMS. Daardoor kunnen onder meer de HRM-medewerkers, verspreid over het hoofdkantoor en de werkmaatschappijen, een stuk efficiënter werken.
Medewerkers kunnen vanaf elke locatie over de documenten beschikken en ermee werken. De beveiliging is gewaarborgd en goed georganiseerd in een autorisatiemodel. Daardoor kan de toegang van HRM-medewerkers tot personeelsdossiers en documenten zoals eindejaargesprekverslagen worden beperkt tot hun eigen werkmaatschappij.
Volgende fase digitale autorisatie van facturen
Ook de factuurverwerking wordt ondergebracht in het DMS. Via webservices worden de juiste factuurgegevens uit het ERP-systeem gehaald, waarna de factuur digitaal kan worden goedgekeurd door de juiste personen.
Over Plegt-Vos
De ruim 500 mensen van Plegt-Vos adviseren, ontwikkelen, realiseren en beheren onroerend goed voor eigenaren en gebruikers. Hun kernactiviteiten zijn vastgoedontwikkeling, burgerlijke & utiliteitsbouw, beheer & onderhoud, infra & milieu en woningbouw. Plegt-Vos biedt diverse woonconcepten aan en concepten voor semi-permanente bouw, levensloopbestendige bouw en duurzaam renoveren. De bouwgroep behoort qua omvang tot de top 25 van de Nederlandse bouwsector met een omzet rond de € 160 miljoen. Duurzaamheid en energiebesparing zijn belangrijke aandachtspunten. Tot de klantenkring van Plegt-Vos behoren overheden, ontwikkelaars, beleggers, woningbouwcorporaties, zorginstellingen en bedrijven in Nederland.
Over OpenSesame ICT
OpenSesame is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van het Open Source platform. De oplossingen zijn onder de naam OpenIMS en SugarCRM als standaard software beschikbaar. OpenIMS is een platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Beide oplossingen draaien op vele platformen zoals Linux of Microsoft Windows, zijn op Open Standaarden gebaseerd (SOAP/XML) en zijn 100% webbased. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) bdm@osict.com.
